Qualiopi : Référentiel national qualité

Guide de lecture du référentiel national

L’objectif du guide de lecture du ministère est d’apporter des précisions sur les modalités d’audit Qualiopi, sur site ou à distance. Il précise pour chaque indicateur du référentiel :

• le niveau attendu du prestataire pour valider l’indicateur : il s’agit de prouver comment le prestataire atteint l’objectif attendu ;
• des exemples d’éléments de preuve : il s’agit uniquement d’exemples. Il n’est pas nécessaire de disposer de l’ensemble des documents stipulés pour chaque indicateur !
• des éventuelles précisions, notamment en fonction des catégories d’actions (formation, bilan de compétence, validation des acquis de l’expérience, apprentissage) ou concernant les nouveaux entrants (prestataires dont l’activité vient de démarrer).

Ce guide précise également le traitement des non-conformités (mineures ou majeures) pour chacun des indicateurs. Enfin, un glossaire définit les termes en gras.

L’audit des indicateurs du référentiel peut se faire par entretien, revue documentaire et observations de l’auditeur.

Il revient au prestataire de formation et à CERTIFOPAC de s’informer des mises à jour et de s’y conformer, en consultant notre espace documentaire.

En conclusion, il est important de comprendre que le guide de lecture du référentiel est un document important dans la préparation à l’audit, bien que les éléments de preuve évoqués ne soient que des exemples. Le texte de référence demeure le Décret no 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences . La place laissée à l’interprétation sur certains indicateurs est voulue, dans le but d’offrir de la flexibilité et de la souplesse, le tout en s’adaptant aux différentes situations.

Les critères du référentiel national qualité

Processus de réalisation

Dans un premier temps, les trois premiers critères portent sur la réalisation de la prestation. Le prestataire doit analyser et répondre aux besoins clients en diffusant et proposant une offre de prestation adaptée et complète :

• Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
• Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
• Critère 3 : L’adaptation au public bénéficiaire des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.

Processus support

Ensuite, les critères 4 et 5 portent sur la mise à disposition des ressources. Il s’agit des ressources matérielles, humaines, et techniques utiles à la réalisation des prestations :

• Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement des prestations mise en œuvre.
• Critère 5 : La Qualification et le développement des compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

Processus de Management

Pour finir, les critères 6 et 7 concernent le pilotage qualité dans son ensemble. Il s’agit de démontrer son investissement dans l’environnement professionnel et d’élaborer une démarche d’amélioration continue :

• Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
• Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Le référentiel précise pour chaque indicateur l’objectif à atteindre ( le niveau attendu ).

L’auditeur, le jour « J », va vérifier si ce niveau est atteint au regard des éléments de preuve fournis.

Les exemples d’éléments de preuve présentés

Sont-ils obligatoires ? Non, pas du tout.

En l’absence des éléments de preuve cités à titre d’exemple, le prestataire doit être en mesure de présenter tout document ou preuve équivalent permettant à l’auditeur de valider l’indicateur concerné. Par défaut, les indicateurs concernent toutes les catégories d’actions concourant au développement des compétences.

Des précisions apportées pour les sous-traitants

Depuis le 08 janvier 2024 et la parution du guide de lecture version 9, voici les précisions apportées pour la sous-traitance :

• Pour les actions réalisées pour le compte d’un autre organisme, la vérification des indicateurs chez l’organisme sous-traitant dépend des missions qui lui sont confiées. Ces missions sont précisées via le contrat qui lie le donneur d’ordre avec le sous-traitant, comme le stipule le décret sous-traitance CPF du 28 décembre 2023.

• Lors de l’examen d’une action sous-traitée, l’organisme certificateur vérifie le respect des indicateurs en fonction des missions confiées.

• En l’absence de contrat spécifique, la vérification porte sur tous les indicateurs de la catégorie d’action concernée.

Pour conclure, l’application de certains indicateurs dépend de la précision des missions confiées au sous-traitant. Pour connaitre le détail des indicateurs applicables, vous pouvez consulter une grille d’audit démo sur notre application web en réalisant une demande de devis.

Mises à jour du référentiel national qualité

Vous devez rester attentif aux évolutions du guide de lecture.

Le Ministère du travail met à jour, complète et précise régulièrement celui-ci. Il revient au prestataire et à l’organisme certificateur de s’informer des mises à jour et de s’y conformer.

Mises à jour effectuées depuis le 08/07/2019 :

• v.9 du 08/01/2024 : diverses précisions sont apportées pour les sous-traitants

• v.8 du 23/11/2023 : diverses précisions apportées sur les indicateurs : niveaux attendus, éléments de preuves. Des obligations spécifiques supplémentaires pour les formations certifiantes, la FOAD, l’alternance et l’accueil PSH.
• v.7 du 29/03/2021 : diverses précisions sont apportées et portent sur le délai d’application du guide (préambule), les indicateurs de résultats des CFA (indicateur2), les certifications professionnelles (indicateur 3), le conseil de perfectionnement, (indicateur 20) et la période de formation en situation de travail (indicateur 28).
• v.6 du 05/10/2020 : précisions apportées afin de faciliter l’accueil des publics en situation de handicap (PSH) et la gradation des non-conformités mineures. En savoir plus sur les nouveautés de la version V6.
• v.5 du 28/02/2020 : une plus grande précision est apportée à l’indicateur 2 pour les modalités de calcul du ratio (CFA).
• v.4.2 du 28/10/2019 : modification du critère 19 qui est commun et non pas spécifique. Changement de couverture et ajustements maquette en janvier 2020.
• v.4.1 du 25 /10/2019 : une plus grande précision est apportée pour identifier les non-conformités (majeures ou mineures) : modification dans le préambule et indication précise du type de non-conformité pour chacun des indicateurs.
• V3 du 22/07/19 : suppression du paragraphe sur la VAE dans l’indicateur 8.
• V2 du 19/07/19 : le titre de l’indicateur 19 a été modifié, ainsi que la section « Éléments de preuves » de l’indicateur 22.